8 مرحله برای برقراری تماس کنفرانسی 3 طرفه:

1. مرحله 1: هدف تماس را تعیین کنید: قبل از برنامه ریزی یک کنفرانس سه طرفه، مهم است که هدف تماس و آنچه را که امیدوارید به آن برسید مشخص کنید. این به شما کمک می کند تا آماده شوید و مطمئن شوید که همه طرفین در یک صفحه هستند.
2. مرحله 2: تاریخ و زمان را انتخاب کنید: پس از تعیین هدف تماس، تاریخ و زمانی را انتخاب کنید که برای همه طرفین مناسب باشد. حتماً مناطق زمانی و هرگونه تضاد زمان‌بندی را در نظر بگیرید.
3. مرحله 3: دعوت از شرکت کنندگان: همه شرکت کنندگان را به تماس دعوت کنید و تاریخ، زمان و سایر جزئیات مربوطه را در اختیار آنها قرار دهید. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات لازم برای شماره گیری، مانند شماره تلفن و رمز عبور را وارد کنید.
4. مرحله 4: یک دستور کار آماده کنید: یک دستور کار برای تماس ایجاد کنید تا به ادامه بحث کمک کنید و اطمینان حاصل کنید که همه موضوعات پوشش داده شده است. قبل از تماس، دستور کار را با همه شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید.
5. مرحله 5: تنظیم تماس: قبل از تماس، مطمئن شوید که نرم افزار یا سرویس تماس کنفرانسی را که استفاده می کنید راه اندازی کرده اید. اتصال و کیفیت صدا را تست کنید تا مطمئن شوید همه چیز به درستی کار می کند.
6. مرحله 6: شروع تماس: تماس را به موقع شروع کنید و خود و سایر شرکت کنندگان را معرفی کنید. اطمینان حاصل کنید که توضیح واضح و مختصری از هدف تماس و دستور کار ارائه دهید.
7. مرحله 7: بحث را مدیریت کنید: در طول تماس، بحث را با پیروی از دستور جلسه مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که همه شرکت کنندگان فرصتی برای صحبت دارند. مشارکت فعال را تشویق کنید و بحث را در مسیر خود نگه دارید.
8. مرحله ۸: پیگیری: پس از تماس، همه شرکت‌کنندگان را پیگیری کنید تا مطمئن شوید که هر اقدام یا تصمیمی اجرا می‌شود. خلاصه ای از تماس و هرگونه مطالب مرتبط را برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید.

12 نکته برای یک کنفرانس سه طرفه موفق:

1. نکته 1: از صدای با کیفیت بالا استفاده کنید: از تجهیزات صوتی با کیفیت بالا، مانند هدست یا بلندگو، استفاده کنید تا مطمئن شوید که همه شرکت‌کنندگان می‌توانند به وضوح یکدیگر را بشنوند.
2. نکته 2: از سرویس تماس کنفرانسی استفاده کنید: استفاده از سرویس تماس کنفرانسی، مانند زوم یا اسکایپ را در نظر بگیرید تا مدیریت تماس را آسان‌تر کنید و اطمینان حاصل کنید که همه شرکت‌کنندگان می‌توانند متصل شوند. li>
3. نکته 3: اتصال را آزمایش کنید: قبل از تماس، اتصال را آزمایش کنید تا مطمئن شوید که همه شرکت‌کنندگان می‌توانند متصل شوند و کیفیت صدا خوب است.
4. نکته 4: شروع به موقع: تماس را به موقع شروع کنید تا به زمان همه شرکت کنندگان احترام بگذارید و تماس را به طور موثر حفظ کنید.
5. نکته 5: دستور کار را کوتاه نگه دارید: دستور کار را کوتاه و متمرکز نگه دارید تا مطمئن شوید که تماس در مسیر خود باقی می ماند و همه شرکت کنندگان فرصتی برای صحبت دارند.
6. نکته 6: مشارکت فعال را تشویق کنید: همه شرکت‌کنندگان را تشویق کنید تا با پرسیدن سؤالات و به اشتراک گذاشتن افکار و ایده‌های خود فعالانه در تماس شرکت کنند.
7. نکته 7: از وسایل کمک بصری استفاده کنید: از وسایل کمک بصری مانند اسلایدها یا جزوات برای کمک به نشان دادن نکات کلیدی و ادامه بحث در مسیر استفاده کنید.
8. نکته 8: پیگیری: همه شرکت‌کنندگان را پس از تماس پیگیری کنید تا مطمئن شوید که هر اقدام یا تصمیمی اجرا می‌شود.
9. نکته 9: تماس را متمرکز نگه دارید: با اجتناب از گفتگوهای جانبی و ماندن در موضوع، تماس را متمرکز نگه دارید.
10. نکته 10: از یک ناظر استفاده کنید: استفاده از یک ناظر را برای مدیریت بحث در نظر بگیرید و اطمینان حاصل کنید که همه شرکت‌کنندگان فرصتی برای صحبت دارند.
11. نکته 11: محترم باشید: به زمان و نظرات همه شرکت کنندگان احترام بگذارید. از قطع کردن صحبت خودداری کنید و به هر فرد اجازه دهید قبل از رفتن به موضوع بعدی صحبت خود را تمام کند.
12. نکته ۱۲: از لحن حرفه‌ای استفاده کنید: از لحن و زبان حرفه‌ای در طول تماس برای حفظ فضای مثبت و سازنده استفاده کنید.

منابع و مراجع دارای اعتبار بالا برای پشتیبانی از پاسخ:

1. “تماس های کنفرانس موثر: نکاتی برای موفقیت” توسط Harvard Business Review
2. “نحوه برگزاری یک تماس کنفرانسی موفق” توسط فوربس
3. «راهنمای نهایی تماس‌های کنفرانس» توسط کارآفرین

با پیروی از این 8 مرحله و 12 نکته، می توانید اطمینان حاصل کنید که کنفرانس سه طرفه شما سازنده، کارآمد و موفق است. به یاد داشته باشید که محترمانه، حرفه ای و آماده باشید تا از تماس حداکثر استفاده را ببرید.